App & QR-Code
QR-Code am Objekt scannen, der Standort wird per GPS geprüft.
Software für Sicherheitsdienste
Planen. Stempeln.
Abrechnen.
TimeSecPlan begleitet jeden Einsatz vom Dienstplan bis zur Rechnung: Objekte und Veranstaltungen planen, §34a automatisch prüfen, per App, Scanner oder Terminal stempeln – und Lohn und E-Rechnung direkt aus den abgeglichenen Stunden erstellen.
- Eigene Instanz je Unternehmen
- Tarife des Sicherheitsgewerbes
- Support direkt im Programm
- §34a-Prüfungbei jeder Einplanung
- ZUGFeRD & XRechnungbereit für die E-Rechnungspflicht
- Tarif-Vorlagendes Wach- und Sicherheitsgewerbes
- Eigene Instanzkeine geteilte Datenbank
Gemacht für Sicherheitsdienste
Niemand steht auf dem Posten, der dort nicht stehen darf.
Bevor ein Mitarbeiter eingeplant wird, prüft TimeSecPlan automatisch, ob er die Schicht übernehmen darf. Harte Ausschlussgründe sperren die Einplanung. Alles andere übergeht Ihre Disposition nur bewusst mit „Trotzdem einplanen“ – auf Wunsch mit Begründung im Verlauf.
- GesperrtZeitgleich anderswo eingeplant, abwesend oder krank.
- RückfragePflicht-Qualifikation fehlt oder ist am Schichttag abgelaufen, Ruhezeit unter 11 Stunden, beim Kunden gesperrt, Minijob- oder Vertragsgrenze erreicht. Eine fehlende Qualifikation kann nur die Leitung übergehen, der Name wird dann markiert – in App, Subunternehmen-Zugang und Terminal bleibt sie eine Sperre.
- Passt§34a-Stufen werden automatisch berücksichtigt – wer GSSK hat, erfüllt auch Sachkunde und Unterrichtung.
1Planen
Der ganze Monat eines Objekts in einem Plan.
Masterschichten legen fest, wie viele Plätze ein Objekt je Wochentag und an Feiertagen braucht. Daraus entstehen die Schichten – Feiertage richten sich nach dem Bundesland des Objekts.
- Besetzungsplan für Woche, zwei Wochen oder Monat
- Serien wie „4 an, 4 frei“ und Woche kopieren
- Ersatz bei Ausfall per Klick – mit Einplan-Prüfung
- Tagesplanung mit Zeitstrahl für Objekte und Veranstaltungen: Ersatz ab einer Uhrzeit, der Mitarbeiter bekommt eine Push-Nachricht
- Überblick mit „Zu erledigen“ und offenen Plätzen der nächsten Tage, dazu Schichtkalender und Einplanungen als Tabelle
- Jeden Platz einzeln an eigene Leute oder Subunternehmen vergeben – auf Wunsch planen Partner selbst ein
- Mehrere Schichten auf einmal ändern, Plan als PDF-Druck oder Excel
Veranstaltungsplanung
Vom Stadtfest bis zum Konzertwochenende.
Große Einsätze planen Sie über einen Hauptplan mit Teilplänen, zum Beispiel je Veranstaltungstag. Darin ordnen Sie Schichten in Gruppen wie Einlass, Bühne oder Streife – in einer Tabelle wie in Excel, mit Soll-, verplanten und Ist-Stunden, Pausen und abweichendem Verrechnungssatz je Schicht.
Offene Schichten geben Sie in der App frei, Ihre Mitarbeiter bewerben sich, Sie entscheiden. Am Einlass stempelt das Terminal – auch mit dem digitalen Dienstausweis. Abgerechnet wird je Hauptplan in einer Rechnung.
2Erfassen
Die Stempeluhr in der Hosentasche.
Die Mitarbeiter-App läuft auf jedem aktuellen Smartphone – ohne App Store. Ihre Leute bestätigen ihre Schichten, stempeln am Objekt, bewerben sich auf offene Einsätze, beantragen Urlaub und tragen den Dienstausweis digital bei sich.
- Schicht bestätigen oder mit Grund ablehnen – die Leitung sieht offene Bestätigungen sofort
- Push-Nachrichten, angemeldet bleiben mit Fingerabdruck oder Face ID, PIN selbst ändern
- Live-Status: wer ist wo eingecheckt, welche Plätze sind offen
- Pausen nach § 4 ArbZG automatisch abziehen – bei Veranstaltungen wählbar, ob die Pause bezahlt wird
- Stempelungen, fehlgeschlagene Scans und offene Check-outs auf einer Seite
- Stundenzettel je Monat: auf A4 mit Logo und Unterschriftsfeld drucken oder als Excel
Scanner-Gerät am Objekt
Ein Gerät für alle: anmelden, buchen, automatisch wieder abgemeldet.
Terminal für Veranstaltungen
Barcode, Kamera oder digitaler Dienstausweis, auch offline. Helfer vor Ort anlegen, Westen und weitere Ausrüstung ausgeben.
Standard bei neuen VeranstaltungenOhne Check-in
Für Objekte, an denen nicht gestempelt wird – geplant, abgeglichen und abgerechnet wird trotzdem.
Automatisch im Blick
Sie erfahren es, bevor Ihr Kunde anruft.
TimeSecPlan prüft laufende Schichten im Hintergrund und meldet sich bei der Einsatzleitung, wenn etwas nicht stimmt – per E-Mail und Push-Nachricht, auch nachts und am Wochenende.
Unbesetzte Schichten
Warnung mit Objekt, Schichtzeit und offenen Plätzen – Zeitpunkte frei einstellbar.
Vergessene Check-outs
Hinweis nach Schichtende – die Leitung checkt direkt aus und korrigiert die Zeit im Abgleich.
Ablaufende Nachweise
Abgelaufene Qualifikationen meldet die Planung, fehlende Pflichtdokumente sind in der Akte markiert.
Überfällige Rechnungen
Rot markiert und als Zähler im Menü – damit kein Geld liegen bleibt.
3Abrechnen
Vom Stempel bis zur E-Rechnung – ohne Abtippen.
Die Stunden werden einmal abgeglichen – mit Vorschau auf Lohn, Umsatz und Deckungsbeitrag – und dann für Lohn und Rechnung genutzt. Lohn und Umsatz rechnen mit denselben Rundungsregeln.
- Tarif-Vorlagen für die Tarifgebiete und Sonderbereiche wie Luftsicherheit, Geld und Wert, militärische und kerntechnische Anlagen – Tariferhöhungen mit Stichtag
- Lohngruppen, Zuschläge mit eigenen Zeitfenstern, Mindestlohn-Prüfung, Minijob-Grenzen
- Lohnvorbereitung mit DATEV-Export für Ihr Lohnbüro
- Rechnungen mit Stundennachweis, Steuersatz je Position und lückenlosen Nummern
- E-Rechnung nach ZUGFeRD 2.3 und XRechnung 3.0 – geprüft mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT, Versand per E-Mail, auch mehrere auf einmal
- Für die Buchhaltung: DATEV-Buchungsstapel, Rechnungsausgangsbuch und alle Belege als ZIP
- Rechnungen der Subunternehmen prüfen: weicht der Betrag von abgeglichenen Stunden × Satz ab, fällt es automatisch auf
- Auswertungen mit Besetzungsquote und Vergleich zum Vorzeitraum, mit Umsatz und Marge – als Excel oder PDF
Alles an einem Ort
Eine Akte für jeden Mitarbeiter, Kunden, Partner und jedes Objekt.
Statt verteilter Listen gibt es zu jedem Eintrag eine Akte, übersichtlich in Bereiche gegliedert. Hinweise wie „1 abgelaufen“ stehen direkt am Bereich, ein Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat.
Mitarbeiterakte
- Foto, §34a-Stufe, Bewacherregister mit Rolle und Einsatzarten
- Qualifikationen mit Ablaufdatum, Einweisungen je Objekt
- Vertrag, Urlaub und Abwesenheit, Einsätze und Stunden
- Bank, Steuer und Krankenkasse verschlüsselt gespeichert
- Ausweis und Kennzeichnungsschild nach § 18 BewachV im Scheckkartenformat – einzeln, als Sammeldruck oder A4-Bogen
Subunternehmenakte
- Pflichtdokumente wie Gewerbeerlaubnis §34a oder Haftpflicht – vom Partner hochgeladen, von Ihnen freigegeben
- Eigenes Portal: Schichten selbst besetzen, bestätigen, Ausfälle melden – den Endkunden sieht der Partner nie
- Verrechnungssätze je Funktion, freigegebene Objekte, Ansprechpartner
- Zahl der Mitarbeiter je Subunternehmen begrenzbar
Kundenakte
- Verrechnungssätze mit „gültig ab“, eigene Zuschläge je Kunde
- Rechnungsanschrift, Rechnungsoptionen und feste Positionen
- Gesperrte Mitarbeiter – die Planung warnt automatisch
- Ansprechpartner, Objekte und Veranstaltungen des Kunden
Objektakte
- Masterschichten mit Bedarf je Wochentag und Feiertag
- Besetzungsplan, Objektleiter und Einweisungen
- Objektdokumente, die Mitarbeiter in der App sehen
- Bestellnummer, Kostenstelle und Rechnungstext je Objekt
Sicherheit & Datenschutz
Daten Ihrer Mitarbeiter in sicheren Händen.
Als Auftragsverarbeiter nehmen wir Datenschutz ernst – technisch wie organisatorisch.
Eigene Instanz
Jedes Unternehmen erhält eine eigene Subdomain mit eigener Datenbank – keine Vermischung mit anderen Kunden.
DSGVO-konform
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzerklärung für Ihre Mitarbeiter übernimmt Ihre Firmendaten automatisch.
Löschfristen & Anonymisierung
Verläufe, Protokolle und erledigte Support-Anfragen werden nach Fristen gelöscht, ausgeschiedene Mitarbeiter anonymisiert. Lohnunterlagen bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
Rollen & Rechte
Sie legen fest, was Disposition und Ansicht dürfen. Mitarbeiter können zusätzlich eine Rolle in der Verwaltung erhalten.
Nachvollziehbar
Anmeldungen, Buchungen und Änderungen an Akten und Preisen werden protokolliert.
Sicherheit im Fokus
Sperre nach Fehlanmeldungen, Check-in nur am echten Standort, Schutz vor doppeltem Einstempeln. Updates spielen wir für Sie ein.
Lizenz & Einstieg
Ein Grundmodul. Zwei Pakete. Genau so viel, wie Sie brauchen.
Die Lizenz richtet sich nach der Zahl Ihrer aktiven Mitarbeiter und Subunternehmen. Pakete schalten wir zu, wenn Sie sie brauchen – Ihre Daten bleiben dabei erhalten.
Planung
Alles, um Einsätze sicher zu planen und Stunden nachzuweisen.
- Objekte, Masterschichten, Besetzungs- und Tagesplanung
- Veranstaltungen mit Haupt- und Teilplänen
- Abwesenheiten und Urlaub
- Abgleich und Stundenzettel
- Mitarbeiter-App mit Dienstplan
- Akten und §34a-Prüfung beim Einplanen
- Tarife hinterlegen, Auswertungen der Einsätze
Zeiterfassung
Stempeln am Einsatzort und alles live im Blick.
- QR-Check-in per App und Scanner-Gerät
- Terminal für Veranstaltungen
- Live-Monitor, Stempelungen und vergessene Check-outs
- Push-Benachrichtigungen
Abrechnung
Aus den abgeglichenen Stunden direkt zu Lohn und Rechnung.
- Lohnvorbereitung mit DATEV-Export nach Tarif
- Rechnungen der Subunternehmen prüfen
- Rechnungen, E-Rechnung und E-Mail-Versand
- DATEV-Export für die Buchhaltung
- Umsatz und Marge in den Auswertungen
Einfacher UmstiegWir übernehmen Ihre Kunden, Objekte, Subunternehmen und Mitarbeiter aus CSV- oder Excel-Dateien, richten alles ein und weisen Ihre Disposition ein.
Hilfe & Support im ProgrammAnleitungen, häufige Fragen und ein Support-Chat mit Anhängen – direkt dort, wo Sie arbeiten.
Ihr Logo im SystemIn der App, am Scanner-Gerät, auf Rechnungen und auf den gedruckten QR-Codes Ihrer Objekte.
Auch für andere Schichtbetriebe:
VeranstaltungsserviceGebäudereinigungLogistikFacility-ServicesPersonaldienstleister
Kontakt
Lernen Sie TimeSecPlan kennen.
Erzählen Sie uns kurz, wie Sie heute planen und abrechnen. Wir zeigen Ihnen TimeSecPlan an Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag – online oder vor Ort.
- 01Kurzes Gespräch über Ihren Bedarf
- 02Vorführung mit Ihren Beispielen
- 03Eigene Testinstanz und Einrichtung